Er e-posten personlig?

PERSONVERN: Ansattes e-postkasse er ikke et personlig anliggende, men retningslinjene for åpning av e-post bør utformes slik at arbeidstakerne ikke utsettes for uberettiget «snoking». Fornyings og administrasjonsdepartementet har fremmet nye forslag til regler om arbeidsgivers åpning av ansattes e-post. Forslaget tar utgangspunkt i at den ansattes e-post er «personlig», og at arbeidsgiver ikke har rett til innsyn i slik post.NHO er uenig i valg av et slikt utgangspunkt. Ved reguleringen av arbeidsgivers tilgang til ansattes e-post mener vi det må tas utgangspunkt i hva som er bakgrunnen for etableringen av selve e-postsystemet. E-postsystemet er eiet av arbeidsgiver og opprettet som et arbeidsredskap for kommunikasjon og forsendelse av bedriftsrelevant informasjon, så som forretningsbrev, varebestillinger, klager, reklamasjoner m.m. Vi mener det er viktig at dette utgangspunktet gjøres klart både for den ansatte og for den som velger å sende post til arbeidstakernes e-postkasse, og det er jo også slik at det meste som sendes til den ansattes e-postkasse forutsettes å være bedriftsrelevant. I den utstrekning den ansatte ønsker en personlig e-postkasse er det naturlig at vedkommende selv tar initiativ til dette.

AT ARBEIDSGIVER skal ha rett til innsyn skal likevel bare være et utgangspunkt. Personvernhensyn og hensynet til arbeidstakernes personlige sfære på arbeidsplassen tilsier modifikasjoner fra dette utgangspunktet. NHO mener arbeidsgiver ikke skal ha innsyn i e-post som åpenbart fremstår som privat. I og med at terskelen mellom privat og jobbrelatert post er flytende, mener vi dessuten at det bør være retningslinjer for å åpne e-post slik at arbeidstakerne ikke utsettes for uberettiget snoking. For NHO er det viktig å arbeide for et tillitsfullt forhold mellom arbeidstakerne og arbeidsgiverne, og derfor er vi for et regelverk som bygger opp under dette. Det er også bakgrunnen for at vi var tidlig ute med å utarbeide en datadisiplininstruks som vi har anbefalt våre medlemsbedrifter å bruke. I tillegg til at utgangspunktet er galt, mener NHO også at det er mange lovtekniske svakheter ved departementets forslag. Det er videre en svakhet at ikke forbrukernes og kundenes interesser er vurdert. Det er ikke gitt at jeg som kunde vil bli spesielt fornøyd med at post som sendes til en saksbehandler i en virksomhet, eller for den saks skyld et trygdekontor, skal anses sendt til en personlig e-postkasse, og ikke til saksbehandleren qva ansatt.

ETTER NHOS oppfatning er svakhetene ved det fremlagte forslaget så mange og så store at vi oppfordrer departementet til å gå gjennom problemkomplekset på nytt, og da sammen med representanter fra arbeidslivets parter, universitetet og datateknisk ekspertise. I den sammenheng finner jeg grunn til å peke noen lovtekniske svakheter: Ved planlagt fravær (ferie) er utgangspunktet at arbeidsgiver ikke har rett til innsyn, med mindre arbeidsgiver har gitt pålegg om hvordan de ansatte skal forholde seg og arbeidstakeren har brutt slike instrukser. Bruk av fraværsassistent er nevnt som eksempel på slik instruks, og det til tross for at det tekniske miljøet og Post- og teletilsynet fraråder bruk av slikt verktøy på grunn av frykt for utbredelse av spam.Ved ikke-planlagt fravær (sykdom) mener departementet at arbeidsgiver skal ha rett til innsyn i e-post etter tre arbeidsdager etter nærmere gitte saksbehandlingsregler. Samtidig anbefaler departementet at e-postkassen skal gjøres inaktiv ved fravær Har departementet tenkt på hvordan en bedrift med flere tusen ansatte skal makte å følge opp en slik anbefaling? Hvilke signaler vil en slik melding til omverdenen gi og er det i tråd med de ansattes personverninteresser om tredjepersoner gis melding om at e-postkassen nå er inaktiv for en periode? Er det dessuten gitt at jeg som ansatt bør fratas min e-postkasse? Jeg tviler på at det er en effektiv og personvernrettet måte å arbeide på.