Hvor er dokumentene?

DIPLOMATI: Heller ikke Riksarkivet aner hvor dokumentene fra Oslo-prosessen befinner seg.

«Pass på arkivene» skriver Dagbladet på lederplass 28. januar i forbindelse med spørsmålet om hvor arkivene som dokumenterer deler av Oslo-prosessen er blitt av. Det er en betimelig påminnelse til hele den offentlige forvaltning som har ansvaret for å håndtere arkivene slik at de senere kan brukes til å dokumentere rettigheter, forpliktelser, handlinger og ugjerninger. God forvaltningsskikk tilsier god kontroll med arkivene. Viktige deler av dokumentasjonen rundt Oslo-prosessen er angivelig ikke å finne i UD, og det er foreløpig ingen som har stått frem for å si noe om hvor dokumentene eventuelt befinner seg. I følge Hilde Henriksen Waage dreier det seg mer presist om at dokumentene mangler for perioden fra januar til august 1993.

OGSÅ RIKSARKIVET har fått henvendelser om dette i den senere tid fra forskere og journalister. Det henger sammen med at Riksarkivet senhøstes 2005 mottok fra forfatteren Odd Karsten Tveit et materiale som refererer seg til hans siste bok om Midt-Østen-konflikten, «Krig og diplomati». Det vi har mottatt fra Tveit, og som forfatteren omtaler i forordet til boken, er et fullstendig noteapparat til den fremstilling som gis. Men vi har ikke mottatt et eneste av de dokumentene som Tveit bygger sin fremstilling på. Dette noteapparatet har Tveit klausulert i 25 år, dvs. at det blir først mulig for andre å få innsyn i notehenvisningene 1.11. 2030. Før dette tidspunkt er det bare Odd Karsten Tveit selv som kan gi adgang til materialet. Det gjenstår å se om vi senere mottar annet materiale fra Tveit.
FAKTUM ER at heller ikke Riksarkivet har noe kjennskap til hvor evt. manglende dokumenter måtte forefinnes. Det er et problem i seg selv å skaffe sikker informasjon om at dokumentene faktisk har eksistert, og da er det også vanskelig å si om noe av den dokumentasjon som ble skapt i løpet av prosessen, kan regnes som privat arkivmateriale. I den grad det har foreligget dokumentasjon av Oslo-prosessen i det aktuelle tidsrommet, synes informasjonen så langt å tyde på at dokumenter må være kommet på avveier eller i verste fall ha gått tapt. Når evt. dette i så fall har skjedd, er uråd å si uten nærmere undersøkelser. Slike undersøkelser er nå i gang i UD, og Riksarkivet vil samarbeide med UD for å finne ut av hva som har hendt med arkivene som ikke er å finne der de normalt skulle være. Denne saken reiser flere spørsmål vedr. arkivrutinene knyttet til politiske prosesser i offentlige institusjoner og til embets-og tjenestemenns omgang med arkivene i offentlige organer. Arkivbestemmelsene som i dag er hjemlet i arkivloven av 1992 (iverksatt 1999) lar det ikke herske tvil om at offentlige arkiver skal registreres og bevares på en slik måte at man senere med letthet kan dokumentere de avgjørelser som er fattet, hvem som tok avgjørelsene, tidspunktet for avgjørelsene og måten de senere er gjennomført på. De samme bestemmelsene var tidligere hjemlet i Instruks for arkivarbeidet i statsforvaltningen og i Riksarkivarens kassasjonsbestemmelser.
OM DET ER aldri så meget er hemmelige prosesser som foregår i et departement, er det samtidig offisielle prosesser, ikke private. Og det er prosesser der aktørene uavhengig av formell status eller rolle opptrer på vegne av en offentlig institusjon, i dette tilfellet UD. Dette innebærer i praksis at det som skapes av notater, dokumenter, brev m.v. er offentlig dokumentasjon som på et eller annet tidspunkt skal finne sin plass i institusjonens arkiv. Slik er god forvaltningsskikk å forstå uavhengig av arkivlov eller andre formaliteter. Det er derfor med en viss undring jeg registrerer at sentrale personer i prosessen rundt Oslo-kanalen tilkjennegir at de ikke har annet enn privat dokumentasjon knyttet til prosessen. Slik Riksarkivaren ser det kan det generelt ikke være stort rom for private notater eller andre private dokumenter i en slik prosess. Hva som er privat eller offentlig arkiv i en slik prosess er det heller ikke opp til den enkelte embets- eller tjenestemann fritt å bestemme. Men Oslo-prosessen er samtidig ganske enestående i den forstand at meglerrollen som enkelte av aktørene har hatt, trolig forutsetter en privat sfære hvor man ikke uten videre kan sies å produsere offentlige arkiver. Det kan vel hende det også må settes skille mellom hva som er de forhandlende partenes dokumenter og hva som er meglernes dokumenter. Uavhengig av slike skiller vil det være viktig å sikre at absolutt alt materiale som ble skapt i løpet av prosessen, blir bevart. Riksarkivet vil gjøre hva det kan for å sikre dette.