Følger du kulepenn-direktivet?

Ja, du leste riktig. Staten har bestemt hvilke kulepenner og limtyper som duger.

BARE FOR Å HA SAGT DET: Det norske arkivverket gjør en utrolig viktig jobb. I Riksarkivet, Samisk arkiv og til sammen åtte statsarkiver er det samlet totalt 174 000 hyllemeter med arkivmateriale.

Kart, diplomer, brev og dokumenter fra myndighetene. Det aller eldste materialet er fra før år 1000.

Dokumentasjonen på det moderne Norges historie er i stor grad lagret i arkivverket, og heldigvis har vi et embetsverk som tar godt vare på slike papirer.

Men trenger den norske offentligheten virkelig et eget direktiv for lim og kulepenner?

PÅ RIKSARKIVETS NETTSIDER er det nemlig publisert en fyldig oversikt over hvilke krav og standarder som settes til skrive- og lagringsmaterialer som bør benyttes i offentlig sektor. Med andre ord: Hvilke penner og papirtyper offentlige ansatte bør bruke for at dokumentene skal bevares best mulig.

Blant annet finnes det en liste over anbefalte kulepenner.

Populære Ballograf Original Refill er én av de godkjente pennetypene, men valgfriheten er her begrenset til fargene medium blå og medium sort.

OGSÅ FAGFELTET LIM OG ETIKETTER er behørig dekket. Under vignetten «Lim» kan man lese følgende:

Følger du kulepenn-direktivet?

«I bestemmelser om avlevering og overføring av ikke-elektronisk arkivmateriale i statsforvaltningen, fastsatt av Riksarkivaren 1. desember 1999 (forskrift nr. 1566) med hjemmel i forskrift 11. desember 1998 nr 1193 om offentlige arkiv, heter det i pkt. 8.4:

\'Etikettene skal limes på med lim etter standard godkjent av Riksarkivaren.\'»

«Fremgangsmåte: Etikettene legges på et rommelig papirunderlag, f.eks. en gammel avis. Med flat eller rund pensel smører man på et passe lag lim eller klister.

La etikettene hvile en liten stund til de blir helt slappe (som ved tapetsering), men la ikke klebestoffet begynne å tørke. Stryk etikettene lett på med hånden, legg et rent papir over og trykk dem fast. Etikettene kan lett gå i stykker hvis man gnir hardt på dem.»

Heldigvis for limnoviser som har liten erfaring med tapetklister, er følgende beskjed publisert helt nederst i veiledningen:

«Ved spesielle problemer med liming av etiketter kan Riksarkivet eller nærmeste statsarkiv kontaktes.»

Dette handler selvfølgelig om holdbarhet og at dokumenter skal bevares lengst mulig.

Men for oss menige virker det jo noe byråkratisk og stivbeint at dette skal være et helt fagområde?

DETTE MÅ VI TIL BUNNS I. Vi ringer Riksarkivet:

- Hei! Er det mulig å få snakke med noen som er ansvarlig for direktivet som regulerer hvilke typer kulepenner og lim som er godkjent?

- Eh... Ja, vent litt. *biip* *biip*

Vi venter. Og settes over. Og settes over igjen. Og etter å ha vært innom en tre-fire kontortelefoner kommer vi til slutt fram til assisterende direktør Knut Johannessen.

- Hei, det er fra Dagbladet. Er det virkelig nødvendig å bruke ressurser på å bestemme hvilke kulepenner og limtyper offentlige ansatte bør bruke?

- Vel, når det gjelder kulepenner er det spesielt dette med lysekthet som er viktig. At dokumenter som blir utsatt for lys, ikke skal falme helt bort.

- Jo, men egne direktiver og retningslinjer for valg av kulepenn?

- Hehe, nå er det ikke slik at vi har brukt store ressurser på dette. Våre rettledninger og direktiver er basert på svenske tester gjennom mange tiår. Det er et voldsomt stort tilbud av kulepenn-merker på markedet, og det er vanskelig å forholde seg til hvilke som tilfredsstiller kravene våre uten et skikkelig testlaboratorium.

Det har vi ikke i Norge, forteller Johannessen. Men heldigvis har vi broderfolket i øst. 

- Svenskene har ressurser til å gjennomgå dette ordentlig, og det er deres testing vi baserer oss på. De har et solid apparat i arkivtjenesten i Sverige, med testopplegg mange tiår bakover i tid. Og ikke minst lang tids erfaring med praktisk bruk, forklarer han.

- Hvem gjelder disse direktivene og veiledningene for? Alle ansatte i det offentlige?

- De gjelder for alt materiale som skal tas vare på for bestandig. Og alle institusjoner som omfattes av dette, men først og fremst offentlig forvaltning, selvfølgelig.

- Bør offentlig ansatte være mer bevisst på hvilke kulepenner og limtyper de velger?

- Mange av de aktuelle institusjonene har egne arkivavdelinger, så det er vel mest naturlig at arkivtjenesten holder seg oppdatert, og så får vanlige ansatte gå veien om dem.

- Du syns ikke dette er unødvendig byråkratisk?

- Jeg kan forstå at det kan virke sånn, ja. Men det er jobben vår å stille spørsmål om blekket fra denne kulepennen vil holde i 100 år. Når problemet allerede er der, er det for sent.

JOHANNESSEN FORKLARER at arkivverket har støtt på konkrete problemer når det gjelder skrift som har falmet og forsvunnet:

- For eksempel når det gjelder visse typer spritbaserte filtpenner, sprittusjer og lignende, som er blitt brukt til å merke kartonger, arkivesker, permer og så videre. Skriften på disse eskene har allerede begynt å falme etter 20-30 år, og det kan være problematisk.

- Avtalen mellom staten og Aker Kværner ble signert med fyllepenn, er det et problem for hvordan den vil stå seg i arkivet?

- Som regel vil flytende blekk holde seg bra, uten at dette er noe jeg har veldig detaljerte kunnskaper om. Man tar sjelden store sjanser selv om man bruker fyllepenn. Det verste som da kan skje er at blekket på dokumentet utsettes for vann, men i så fall ryker jo papiret også.

- Hva med dokumenter som er skrevet ut fra PC, kommer det snart forskrifter om valg av blekkskriver eller laserskriver?

- I offentlig forvaltning er det stort sett laserskrivere som brukes. Med laser blir skriften brent inn i papiret, og vi vet fra svenske tester at laserutskrifter holder bra i framtida.

- Har noen offentlig ansatte tatt kontakt med dere og reagert på de detaljerte forskriftene?

- Nei, det er faktisk heller folk fra arkivtjenesten rundt omkring som har ringt og stilt detaljspørsmål rundt dette. De vil jo ha sitt på det tørre.

JOHANNESSEN FORTELLER at Riksarkivet har et solid grunnfjell av dokumenter fra moderne tid.

- Vi er stolte av den veldige bredden vi kan dokumentere, sier han.

- Det er knapt et menneske som har levd i Norge de siste 200 år som vi ikke har opplysninger om, i tillegg til bred informasjon om fast eiendom.

Arkivverket har også spesielle dokumenter de er ekstra stolte av.

- Hver måned legger vi ut et dokument på nettsidene våre som vi forteller ekstra om. Denne måneden er det statsrådprotokollen fra 1957, da det var kongeskifte i Norge, forteller Johannessen.

- Vi har hele rekken med statsrådsprotokoller, men selve grunnloven fra 1814 har Stortingets arkiv tatt hånd om.

- Andre perler?

- Vi har vaktprotokollen fra Oscarsborg i aprildagene 1940, den har holdt seg godt og er veldig populær her. Den har i grunnen en merkelig historie. Sistemann på vakt i april 1940 tok den med seg og hadde den hjemme hos seg i mange år. 

Protokolen ble senere funnet i Arbeiderbevegelsens arkiv, og så overført til Riksarkivet. Hvor den hører hjemme, ifølge Johannessen.

- Det kom et flyangrep akkurat da denne protokollen var i ferd med å bli ført. Blekkhuset på pulten veltet, og det rant blekk i kaskader utover sidene. Så protokollen måtte føres videre med blyant. Men den har holdt seg godt, og er i bra stand.

RIKSARKIVET KAN OGSÅ by på brev fra Paven i Roma fra slutten av 1100-tallet og framover. Mange smakebiter kan beskues på nettsidene deres.

- Vi har veldig stor trafikk på nettsidene, aller mest på delen med digitalarkivet. Der har vi passert 100 millioner treff årlig, forteller Johannessen.

- Der kan man søke i kirkebøker og folketellinger. Mange slektsforskere bruker sidene, men også vanlige folk som ønsker å kontrollere opplysninger i sin nærmeste familie.



Denne artikkelen er skrevet av Magasinets nettredaksjon og ikke publisert i papirutgaven. Har du spørsmål eller kommentarer, send dem til oss på mail.

FÅ MULIGHETER: Penner fra til sammen seks produsenter finnes blant kulepennene som «oppfyller kravene i SS-ISO 11798, utgave 1».
FYLLEPENN: Den historiske avtalen mellom staten og Aker Kværner i vår, ble signert med fyllepenn. Det skal ikke ha noe å si for lagringsevnen, ifølge Riksarkivet.
HISTORISK PROTOKOLL: «Det er min plikt å meddele Statsrådet at min kjære far, Hans Majestet Kong Haakon VII, er avgått ved døden i dag kl. 4.55.»
NAVNETREKK: Kong Harald signerte gjesteboken da han kastet glans over åpningen av Riksarkivets nybygg i 2005.
KORREKT: Vi må gå ut fra at prydpennen Riksarkivet hadde lagt fram, var godkjent i henhold til kulepenndirektivet.
OMFATTENDE: Dr.philos Frank Meyer og resten av arkivverket huser totalt 174 000 hyllemeter arkivert materiale.
VALGKAMP: Vidkun Quizlings sjuende sans fra 1936 er bevart i Riksarkivet.
GODKJENT: Kulepenner fra Ballograf er godkjent for bruk på dokumenter som skal arkiveres. Såfremt du bruker «Original Refill» i blått eller svart.