Framtidas departement

Våre departementer har ikke vært spydspisser når det gjelder nytenkning og organisasjonsutvikling de siste 30 årene. Svært få oppgaver må ligge i et departement, mens alle oppgaver kan ligge i et departement.

Hei, denne artikkelen er over ett år gammel og kan innholde utdatert informasjon

Departementene er blant våre viktigste institusjoner. Et stort, tungt og litt gammelmodig departement bidrar lite. Mens et spenstig, leveringsdyktig departement med godt strategisk blikk kan bety mye for samfunnsutviklingen.

Departementene vil møte store utfordringer. Krevende brukere stiller høye krav til tjenesteytingen. Mange har mye kunnskap, og kunnskapen foreldes raskt. Bruk av IT gir nye utfordringer og muligheter innenfor politikkområdene og internt i departementene. Politikken er blitt et bikkjeslagsmål. Skiftende stortingskoalisjoner er kritiske til enhver regjerings arbeid. Statsrådenes meninger har svakere forankring i parti og folk. Befolkningens tillit til staten er ikke lenger like åpenbar. Nytten og nødvendigheten av offentlige tiltak og effektivitet må i større grad dokumenteres. Det offentlige ordskiftet blir kvassere og raskere.

Særegent

Utviklingstrekkene er ikke særegne for departementene. Men departementene kan ikke, i motsetning til mange andre virksomheter, velge seg en strategisk nisje og arbeide innenfor denne. Departementene må forholde seg til hele samfunnssektorer og håndtere et komplekst samfunn, krevende politiske prosesser, sterke interessegrupper og pågående medier.

Jeg er i tvil om dagens departementer er godt egnet til å møte disse utfordringene. Eksempelvis har politikerne etterlyst mer kreative innspill fra embetsverket. Departementenes tradisjonelle organisering, kultur og arbeidsformer gir ikke spesielt god grobunn for kreativ tenkning. Hierarkisk kvalitetssikring og kontroll, saksbehandling i lukkede kontorer, store krav til skriftlighet og dokumentasjon, og lite rom for prøving og feiling gir større sjanser for reproduksjon av etablerte tanker og løsninger enn nytenkning og kreativitet.

Artikkelen fortsetter under annonsen

Hva er så Statskonsults råd til departementene?

Departementene må konsentrere seg om sine kjerneoppgaver, dvs. å være sekretariat for politisk ledelse og å være øverste organ for gjennomføring av sektorpolitikken. Flest mulig forvaltningsoppgaver (enkeltsaker etc.) bør flyttes ut fra departementet til det ytre apparatet. Eksempelvis vurderte Justisdepartementet i fjor sitt eget saksfelt kritisk. Resultatet er nå en betydelig forenkling av virksomheten, slik at det blir større mulighet til å lykkes med de viktigste oppgavene.

Eksperiment

Statskonsult mener departementene må være villige til å eksperimentere mer med organisering og arbeidsformer. Vi har inntrykk av at norske departementer er mindre eksperimenterende enn departementer i en del andre land. Det er nødvendig for departementene å ha en flatere og mer fleksibel struktur. Et fleksibelt departement kan raskt omprioritere ressurser til nye oppgaver og tilpasse virkemidler og arbeidsformer til behov, situasjoner og oppgaver.

Oppgavenes karakter bør selvsagt bestemme arbeidsformen. Når oppgavene er komplekse, utviklingspregede og unike, kreves sammensatt kompetanse på tvers av eksisterende interne organisasjonsstrukturer. Å utvikle og produsere en stortingsmelding vil være en typisk oppgave som egner seg godt for prosjektorganisering.

Kompetanse

Departementene trenger både ny kompetanse og å bruke dagens kunnskap på nye måter. Fagkompetansen må være mindre detaljbasert, mer tverrfaglig og sammensatt. Departementene må kontinuerlig holde seg oppdatert på utviklingstrekk i sektoren, og være i stadig dialog med underliggende virksomheter, fagmiljøer, interesseorganisasjoner etc.

Lederskap i departementene vil skifte fokus: fra tradisjonell faglig linjeledelse med sjefen som bidragsyter og viktigste kvalitetssikrer til en leder som er mer sentral i tilrettelegging og oppfølging av arbeidet. De departementer som har store problemer med å rekruttere og beholde dyktige medarbeidere, bør kanskje spørre seg hva slags ledere de har.

I mange departementer er tempoet nå meget høyt, og oppgavene presser på. Kanskje flere departementer skulle sette av tid og ressurser til en grunnleggende forbedring av sin virksomhet? Statskonsult har på oppdrag fra Justisdepartementet laget en utredning om fremtidens departement.