Oslo  20170711.
Haugenstua skole i Oslo.
Foto: Audun Braastad / NTB scanpix
Oslo 20170711. Haugenstua skole i Oslo. Foto: Audun Braastad / NTB scanpixVis mer

Havariet

Den kommunale eiendomsgiganten Undervisningsbygg slo til på det aller billigste anbudet for å styre elevenes luft og varme. Det endte med en fiasko som kostet titalls millioner kroner.

Ca kl. 12.30 torsdag 31. mars 2016 begynte plutselig temperaturen i flere klasserom på ulike Oslo-skoler å stige. Samtidig ble ventilasjonsanleggene slått av og det var umulig å slå dem på igjen. Så kollapset hele systemet som skal holde lufta frisk og klasserommene varme for skolebarn i Oslo.

Hvordan kunne det skje?

Et toppsystem

Når en lærer i Oslo-skolen merker at et det er litt for kaldt i klasserommet eller at lufta begynner å bli for tett, har hun ikke mulighet til å skru opp varmen selv eller til å justere ventilasjonsanlegget. Alt styres fra automatiserte tekniske anlegg, ofte kontrollert fra en PC hos skolens vaktmester, kalt SD-anlegg. I 2011 ville Undervisningsbygg, som bygger og drifter hovedstadens 190 skoler og er Oslos største eiendomsforvalter, endre det. De ønsket å overvåke og styre skolevarmen og lufta fra sine egne lokaler på Helsfyr i et såkalt toppsystem.

Det ble bestemt at alle nye skoler og eldre skole som ikke hadde noe lokalt anlegg skulle kobles direkte på toppsystemet. Samtidig skulle gamle systemer kobles sammen med nye. Det skulle ryddes opp.

Toppsystemet ble sendt ut på anbud.

Billigst og best?

Undervisningsbygg fikk fem tilbud de kunne godta. Desidert billigst var selskapet EM Systemer. De sa de kunne gjøre jobben for 3,98 millioner kroner, halvparten av nest billigste leverandør.

Som eneste leverandør fikk de også 10 av 10 poeng på kvalitet. Giganten Siemens, som leverte det desidert dyreste anbudet, fikk 8,56 poeng på kvalitet.

I 2012 ble systemet rullet ut på de første skolene. I 2014 og 2015 tok Undervisningsbygg i bruk 15 nye skolebygg.

– Vi hadde skikkelig trua på dette lenge, sier Tore Fredriksen, eiendomsdirektør i Undervisningsbygg.

Men som VG kunne fortelle fredag: Det hele endte til slutt med en fiasko som kostet Oslo kommune flere titalls millioner kroner.

Feilmeldingene

Problemene begynte nemlig raskt å melde seg. Noen skoler klarte i perioder ikke å koble seg til toppsystemet i det hele tatt. Vaktmestere sto hjelpeløse og kunne ikke gjøre noe for å skru varmen opp eller ned. Dagbladet har fått innsyn i 459 feilmeldinger som er sendt fra skolene og til Undervisningsbygg fra 2012 og fram til i dag:

«Systemet har siden oppstart hatt mere nedetid enn brukstid her. (...) Blir spennende å se hvor mye dette programmet / systemet er oppe og gå i løpet av et år», skrev vaktmesteren ved Hasle skole 24. oktober 2014.

«Ved innlogging i toppsystemet kan vi ikke få kontakt med skolens installasjoner», het det i et varsel fra Hersleb videregående skole 11. november 2015.

Et halvt år seinere kom det en ny melding fra samme skole:

NYRESTAURERT: OSLO 20140818.
Statsminister Erna Solberg foretok den offisielle åpningen av den nyrestaurerte Hersleb videregående skole i Oslo i 2014. Cornelius Poppe / NTB scanpix
NYRESTAURERT: OSLO 20140818. Statsminister Erna Solberg foretok den offisielle åpningen av den nyrestaurerte Hersleb videregående skole i Oslo i 2014. Cornelius Poppe / NTB scanpix Vis mer

«Det er for høy romtemperatur, kontorene føles tette og klamme, man får ubehag, og vondt i hodet. Toppsystemet viser for høye temperaturer».

Fra Nordstrand ungdomsskole kom det en feilmelding fire måneder seinere, 13. oktober 2016, om at SD-anlegget var «HELT nede» og at det ikke var noen varme på anlegget:

«Og det er en lekkasje i varmeanlegget, og spriteimen ligger tungt i fyren!, het det i meldingen»

Fra samme skole kom det en ny melding 18. april i fjor om ulike feil, som ble avsluttet slik:

«Jeg er så lei av systemer som ikke virker!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!»

Kommunikasjonsdirektør Marit Thorsen skriver i en epost til Dagbladet at det «dessverre var frustrasjon internt i Undervisningsbygg i denne perioden. Det beklager vi.»

Havariet

31. mars 2016 toppet det seg:

En undersentral på en PC på Haugenstua skole på et lokalt anlegg begynte å sende ut «falske meldinger» i toppsystemet. De tekniske anleggene på skolene Grindbakken, Ris og Fagerborg begynte av seg selv beskjeder til hverandre helt uten mål og mening. Mellom 20 og 30 skoler ble direkte rammet. Systemet ble slått ut, og kunne ikke brukes til å spore problemene. Teknikere måtte innom hver enkelt skole for å finne og rette feilene, og måtte jobbe hele helga for å rette opp i problemene. I intern kommunikasjonen i Undervisningsbygg som Dagbladet har fått innsyn i blir hendelsen bare kalt «havariet».

– Kommunikasjonsløsningen for toppsystemet mellom skolene var for dårlig sikret, sier eiendomssjef Tore Fredriksen (som nå er fungerende administrerende direktør i Omsorgsbygg).

– Det var en svakhet i systemet. Vi hadde et svært team som jobbet hele helga for å ordne opp i det. Etterpå ble det bygget inn et sikkerhetsnett for å hindre at sånt kan skje igjen, sier Øyvin Wold, daglig leder og styreleder i EM Systemer.

Sselskapet var i en periode eid av svenske Hoist og opererte under det navnet.

Stoppet

STARTET HER: Havariet startet på Haugenstua skole.
Foto: Audun Braastad / NTB scanpix
STARTET HER: Havariet startet på Haugenstua skole. Foto: Audun Braastad / NTB scanpix Vis mer

Da havariet skjedde, hadde Undervisningsbygg allerede startet en evaluering av hele prosjektet og kontrakten. Kollapsen var dråpen som fikk begeret til å renne over.

I mai 2016 var saken oppe i styret i Undervisningsbygg. Administrerende direktør Rigmor Helene Hansen oppsummerte situasjonen slik: «Det er avdekket mangler i leveransen for toppstyringssystemet. Kontrakt og leveranse er gjennomgått. Det er uenighet med leverandøren om kvalitet og innhold i leveransen. (...) Alt arbeid med toppstyringssystemet er nå stoppet.

TOPPSYSTEM: Slik var systemet illustrert i Undervisningsbyggs anbudsdokument.
TOPPSYSTEM: Slik var systemet illustrert i Undervisningsbyggs anbudsdokument. Vis mer

Offentligheten fikk ikke vite noe om fadesen. Sakslistene fra styremøtene i Undervisningsbygg fra 2016 ble aldri publisert på nett, slik offentlige organer plikter. Ifølge Undervisningsbygg skyldtes det en feil.

Et halvt år seinere kom saken på nytt opp i styret. Administrasjonen hadde forberedt et notat som beskrev fiaskoen. De konstaterte at «verken valgt leverandør eller system har vært i stand til å oppfylle krav og forventninger innenfor avtalte rammer og kontrakt».

Prosjektet som skulle koste 12 millioner kroner hadde nå i innkjøp, oppgraderinger og bistand kostet ca. 25 millioner kroner. Samtidig fungerte systemet bare på 80 skoler. Det ville ifølge notatet koste mellom 30 til 40 millioner kroner å få systemet til å fungere som planlagt. De konkluderte med at en slik kostnad ikke var «mulig å forsvare», og bestemte seg for å dra i nødbremsen.

Administrasjonen tok en viss selvkritikk: Men de rettet mest kritikk mot leverandøren: «Det kan i ettertid stilles spørsmål ved om de hadde forstått oppdragets kompleksitet», heter det i referatet.

Turte ikke gå til søksmål

Undervisningsbygg vurderte et søksmål, men de konkluderte med at det ikke ville ha noe for seg. De fryktet at leverandøren ville slås konkurs hvis de fikk et millionkrav mot seg: «Det er sannsynlig at en full reklamasjon vil kunne ende i rettsapparatet; Hoist har ikke vist den minste vilje til å gi noe i prosessen så langt. Kronargumentet fra deres side vil være passivitet fra Undervisningsbygg», het det i styrenotatet. Og videre: «Det er lite trolig at Hoist som bedrift vil evne å levere iht. kontrakt selv om de skulle bli pålagt dette f.eks. ved dom. Dette gjelder både teknisk, økonomisk og utførelseskapasitet.»

Administrasjonen i Undervisningsbygg foreslo en minimumsløsning: 1. mars i år 2017 inngikk de en avtale for vedlikehold og bistand. I praksis hadde de ikke noe valg. I styrenotatet er det oppsummert slik: «Toppsystemet slik det framstår i dag er ikke som forutsatt i kontrakt, men samtidig er det det eneste tilgjengelige på 20 -25 skoler og må således «holdes i live» i en periode fram til ny løsning på plass. Denne perioden er estimert til ca. 2 år. Kostnadene knyttet til dette er begrenset.»

KUNSTIG ÅNDEDRETT: Slik ble situasjonen oppsummert i styrenotatet.
KUNSTIG ÅNDEDRETT: Slik ble situasjonen oppsummert i styrenotatet. Vis mer

Millionfiasko

Fredriksen sier prosjektet totalt har kostet Undervisningsbygg mellom 20 og 25 millioner kroner. Totalanslaget i anbudet var på 12 millioner.

– Hvorfor har det blitt så mye dyrere?

– Det skyldes hovedsakelig at antall punkter som er trukket inn er mangedoblet. Vi har hatt behov for mer utstyr og flere brukerlisenser enn vi så for oss. Men det fungerer i dag på 50 skoler. Et lokalt anlegg på hver skole ville kostet mellom 300 000 og 600 000 kr per skole, så totalt er det ikke så ille, sier eiendomssjef Tore Fredriksen.

DIREKTØR: Tore Fredriksen. Foto: Nina Hansen
DIREKTØR: Tore Fredriksen. Foto: Nina Hansen Vis mer

Ifølge VG vil det i tillegg til de 25 millioner kronene komme 35 millioner til «sanering, utbedring og oppgradering» av lokale anlegg på skolene, slik at disse skulle kunne styres, og for å tilfredsstille «standarden som kreves for å kunne fungere mot toppsystemet».

Fredriksen sier de i sin tid ikke så for seg at de kjøpte en løsning som måtte utvikles, de trodde de kjøpte et ferdig produkt.

– Utfordringen var at vi ikke i tilstrekkelig grad sjekket om leverandøren evnet å levere det spesifiserte produktet, sier Fredriksen.

– Dere valgte leverandøren som hadde en pris som var på halvparten av de andre. Burde dere skjønt at det lå for lavt og at de ikke kunne levere det dere ønsket?

– De hadde gode forklaringer på hvordan de hadde rigget det. Vi har et anbud på energisystemer ute nå, og det er litt det samme der, det er store variasjoner i tilbudene vi får inn. Hvis vi mente at det var useriøst lavt, måtte vi ha forkastet det. Men vi var ikke der. Det var heller ingen av de andre leverandørene som klaget etterpå.

Leverandøren: - For dårlig plan fra starten

EM Systemer har et annet syn på hva som var hovedproblemet enn Undervisningsbygg.

– Det var en for dårlig plan fra starten. Og det ble for stort, for mange servere og systemer. Alt sammen ble for tungt, sier Øyvin Wold, styreleder og daglig leder i EM Systemer.

Han mener Genisis 64-systemet som de brukte i utgangspunktet er godt, men at hele prosjektet med Undervisningsbygg ble mer komplekst enn begge parter hadde sett for seg. Blant annet dukket det opp flere problemer med å få flere av Undervisningsbyggs gamle anlegg og servere til å kommunisere med toppsystemet.

– Prosjektet ble stadig skalert opp. De ønsket seg ting, vi prøvde å levere det. Det ble femdoblet i løpet av ganske kort tid. Det ballet på seg, sier Wold, som jobbet som konsulent da kontrakten ble inngått, men han som har vært involvert i prosjektet siden 2016.

Han sier han ikke vet hvorfor de andre anbudene lå høyere i pris.

– Jeg vet ikke noe om hvordan de andre har regnet. Og anbudssummen var en ting, det var stykkpriser på alt som skulle leveres i tillegg. Men det med prisen var ikke problemet.

– Hva var problemet?

– Gjennomføringsevnen. Og at alt ble for stort, for fort.

Bakpå

Eiendomsdirektør Tore Fredriksen sier de har lært av hele prosessen.

– Det var et innovativt innkjøp, med bruk av teknologi på en ny måte. Vi trodde selve systemet var mer hyllevare, og at det skulle være enklere å sette sammen produktet vi ønsket. Vi så ikke for oss at det skulle ligge så mye utviklingsjobb i det, sier Fredriksen.

At systemet måtte utvikles mener EM Systemer at Undervisningsbygg burde forstått.

- I motsetning til vårt eget SD-anlegg som Undervisningsbygg hadde installert tidligere, er scadasystemer som Genesis 64 ikke ferdige. Det er blanke ark og fargestifter, det må gjøres en jobb.

Øyvind Wold i EM Systemer mener kompetansen intern i Undervisningsbygg var for dårlig.

– De var litt bakpå hele veien, sier han.

Rigmor Helene Hansen, administrerende direktør i Undervisningsbygg, sa fredag til VG at de erkjenner at de ikke satt på tilstrekkelig kompetanse eller ressurser internt for å følge opp prosjektet på en god nok måte fra start.

Ingen testing

Undervisningsbygg testet ikke løsningen før de valgte den.

– Vi kunne ikke det i forkant. Slik reglene var den gang, hadde vi ikke mulighet til å være i kontakt med leverandørene i forkant. I ettertid ser vi at vi kunne ha plukket ut noen skoler og testet det der først, og sørget for at det fungerte 100 prosent tilfredsstillende. Og vi skulle hatt en tettere og kraftigere prosjektoppfølging i starten, sier Fredriksen

– Bør offentlige aktører gjøre «innovative innkjøp» av systemer som må utvikles?

– Vi oppfordres fra politikerne, eierne våre, til å være innovative. Vi skal være pådrivere, og hvis ikke en stor offentlig aktør skal drive ting videre, hvem skal gjøre det da?

Fredriksen sier de ikke angrer på at de startet prosjektet.

– Alternativet er å sitte i mørket og ikke vite noe om hva som skjer i byggene våre.

- Ingen som har fått til

Toppsystemet er nå i drift på 50 av hovedstadens skoler. Eiendomsdirektør Tore Fredriksen sier det stort sett fungerer bra, men med en noe redusert funksjonalitet.

Samtidig får alle nye skolebygg nå egne lokale anlegg, og Undervisningsbygg vil ikke belage seg på å bruke bare toppsystemet i nybygg før de har et helt nytt og fungerende system.

– Dagens skolebygg har mye teknikk og teknologi, og det er en stor utfordring å få det til å fungere ordentlig fra første dag.

– Dere har et system som er i drift på bare 50 av 177 skoler og en regning som er dobbelt så høy som budsjettert. Har dere vurdert å informere offentlig om det?

– Vi har meldt fra til eierne våre, men ikke vurdert det som aktuelt å gå ut offentlig med pressemelding eller liknende. Dette er tross alt et begrenset prosjekt som omfatter teknisk infrastruktur. Totalt investerer Undervisningsbygg for 2,5 milliarder kroner hvert år. Vi har ikke lyktes helt, men vi har lært masse, som vi skal ta med oss videre i neste prosjekt.

Øyvin Wold i EM Systemer sier at ideen om et toppsystem er kjempegod.

– Men det skal nok fryktelig mye til for å få det til å fungere. Og det kan hende det koster mer enn det smaker. Det er ingen som har fått til det man så for seg i dette prosjektet.

Jan-Erik Nikolaisen, tidligere administrerende direktør i Hoist Energy EM Systemer, jobber ikke i selskapene lenger, og ønsker derfor heller ikke å kommentere saken. Det gjør heller ikke Hoist Group, som eide EM Systemer.