AVGJORDE ANBUD. Havnedirektør Anne Sigrid Hamran burde fortalt innkjøpsansvarlig at hun satt i styret sammen med personen som fikk et millionoppdrag av Oslo Havn, ifølge Kommunerevisjonen i Oslo. Foto: Berit Roald / NTB scanpix.
AVGJORDE ANBUD. Havnedirektør Anne Sigrid Hamran burde fortalt innkjøpsansvarlig at hun satt i styret sammen med personen som fikk et millionoppdrag av Oslo Havn, ifølge Kommunerevisjonen i Oslo. Foto: Berit Roald / NTB scanpix.Vis mer

Oslo Havn

Havnedirektør ga millionoppdrag til styrekollega - sier hun «trolig» slettet anbudspapirene etterpå

Oslo Havn har brutt loven om offentlige anskaffelser, konkluderer Kommunerevisjonen i Oslo.

Hei, denne artikkelen er over ett år gammel og kan innholde utdatert informasjon

(Dagbladet): Oslo Havn ga i 2013 rekrutteringsfirmaet Hodejegerne AS et rekrutteringsoppdrag verdt 1,5 millioner kroner. Oppdraget besto i å hjelpe daværende havnedirektør Anne Sigrid Hamran med å rekruttere nye ledere til havna.

Dagbladet avdekket tidligere i år at kontaktpersonen i Hodejegerne var en styrekollega av havnedirektøren.

Etter Dagbladets artikkel varslet kontrollutvalgs-leder i Oslo kommune, Ola Kvisgaard, at han ville be kommunerevisjonen undersøke saken.

Kommunerevisjonens notat om saken konkluderer med at Oslo Havn har begått flere brudd på regelverket for offentlige anskaffelser.

Fortalte ikke om relasjon

Kommunerevisjonen finner ikke grunnlag for å konkludere med at selve anskaffelsen var ulovlig. Kommunerevisjonen mener videre at havnedirektørens relasjon til Hodejegernes kontaktperson ikke gjorde henne inhabil, fordi denne relasjonen var av en profesjonell karakter.

Revisjonen mener likevel at det var kritikkverdig av havnedirektøren å ikke fortelle havnas innkjøpsansvarlig om at Hodejegernes kontaktperson var styreleder i Kirkens Bymisjon Oslo, der også hun var styremedlem.

I praksis var det bare havnedirektøren selv som vurderte sin egen habilitet, går det frem kommunerevisjonens notat:

«Etter Kommunerevisjonens vurdering burde flere enn havnedirektøren selv vært involvert i vurderingen av habilitet, for eksempel kunne dette vært tatt opp i det tverrfaglige anskaffelsesteamet for å sikre åpenhet og grundighet i vurderingene som ble gjort».

Dagbladet har vært i kontakt med Anne Sigrid Hamran. Hun var havnedirektør fra 2002 til januar i år, og jobber nå som mobilitetssjef i Oslo kommune. Hun ønsker ikke å kommentere denne saken.

Notater er trolig slettet

Kommunerevisjonen er også kritiske til at Oslo Havn i dag ikke kan legge frem dokumentasjon fra møtene der havnedirektøren vurderte den personlige egnetheten til leverandørenes kontaktpersoner:

«Det var havnedirektøren selv som utarbeidet spørsmålene til leverandørene. Disse er ikke arkivert på anskaffelsessaken. Tidligere havnedirektør har til Kommunerevisjonen opplyst at hun stilte de samme spørsmålene til alle tilbyderne i forhandlingsmøtene og at hun tok notater fra samtalene, men at disse notatene trolig er blitt slettet», går det frem av kommunerevisjonen i sitt notat.

«Etter Kommunerevisjonens vurdering må den mangelfulle dokumentasjonen av spørsmål, svar og vurderinger anses å være i strid med kravet til etterprøvbarhet i lov om offentlige anskaffelser § 4», konkluderer kommunerevisjonen.

Misvisende anbudsprotokoll

Dagbladets første artikkel om saken baserte seg på en anbudsprotokoll som kommunerevisjonen nå kritiserer. Protokollen kunne etterlate et inntrykk av at havnedirektørens vurderinger av den personlige egnetheten til selskapets kontaktperson avgjorde konkurransen. Protokollen gir «et misvisende bilde» understreker nå kommunerevisjonen.

Protokollen forteller nemlig ikke om at leverandørene nedjusterte sine priser i løpet av forhandlingsrundene. Dette ble så utslagsgivende for konkurransen at Hodejegerne uansett ville vunnet - uavhengig av havnedirektørens vurderinger av kontaktpersonens personlige egnethet, slår kommunerevisjonen fast:

«Ettersom enkelte leverandører reduserte prisen og dermed fikk høyere poengsum, gir anskaffelsesprotokollen et misvisende bilde. Hodejegerne AS var rangert best også før vurderingen av kriteriet personlig egnethet».

Dersom Oslo Havn hadde håndtert anbudskonkurransen i tråd med reglene kunne de trolig ha unngått at saken dukket opp, skriver kommunerevisjonen:

«En mer åpen prosess knyttet til en mulig inhabilitetsutfordring kunne også redusert risikoen for at habilitet og likebehandling kom opp som temaer i ettertid. Det samme gjelder dersom flere personer enn havnedirektøren hadde vært med i vurderingene som ble gjort av kriteriet «personlig egnethet»».

Anbudsekspert: - Alvorlige brudd

Advokat Marianne Dragsten i advokatfirmaet Berngaard/Sandbek, har lest kommunerevisjonens notat. Hun regnes som en av landets mest fremtredende eksperter på offentlige anskaffelser, og reagerer på det som kommer frem.

- Her ser vi alvorlige brudd på reglene om etterprøvbarhet i en offentlig anbudskonkurranse, sier Dragsten.

- Her har ikke kommunerevisjonen kommet til bunns i vurderingene av hvordan tildelingskriteriet «personlig egnethet» er vurdert. Grunnen til det er at dokumentasjonen er slettet, påpeker Dragsten.

Advokaten understreker:

ANBUDSEKSPERT: Marianne Dragsten. Foto: Advokatfirmaet Berngaard/Sandbek.
ANBUDSEKSPERT: Marianne Dragsten. Foto: Advokatfirmaet Berngaard/Sandbek. Vis mer

- Det er ekstra ille at ingen har skrevet ned hva som skjedde under forhandlingsmøtene, når vurderingene av personlig egnethet kun skulle skje på bakgrunn av hva som skjedde i møtet, sier Dragsten. Hun sier at det ikke bare er havnedirektøren som har gjort en for dårlig jobb.

- Også de andre som deltok i anskaffelsen burde sørget for å nedtegne havnedirektørens vurderinger i evalueringen av tilbyderne, sier Dragsten. I tillegg til å lede avdelingen for offentlige anskaffelser i advokatfirmaet Berngaard/Sandbek, er hun også et av medlemmene i Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA).

- Skremmende

Anskaffelsesekspert Marianne Dragsten er enig med kommunerevisjonen i at havnedirektøren kan ha vært habil i lovens forstand. Hun beskriver likevel direktørens håndtering som oppsiktsvekkende.

- Det er skremmende at havnedirektøren ikke informerte innkjøperen som var ansvarlig om hennes relasjon til tilbyderen, slik at dette kunne blitt grundig vurdert av noen andre enn henne selv, sier Dragsten.

Hun påpeker at bakgrunnen for at Oslo Havn brukte personlig egnethet som kriterium, var at vedkommende som ble valgt skulle jobbe tett nettopp med havnedirektøren:

- Inhabil eller ikke. I en situasjon som denne var det en fare for at det ble enklere å velge eksisterende relasjoner, enn noen man ikke kjente så godt fra før av, sier Dragsten. Hun understreker:

- I denne situasjonen skulle havnedirektøren aldri fått anledning til å vurdere dette kriteriet på egen hånd.

Vil ikke kommentere

Dagbladet har spurt Oslo Havn når de første gang gjorde seg kjent med notatet fra kommunerevisjonen, men det vil ikke havna svare på.

På spørsmål om Oslo Havn har endret sine anskaffelsesrutiner som følge av kommunerevisjonens kritikk, svarer kommunikasjonssjef Siv Ellen Omland at havna har kjøpt seg et nytt data-program som skal hjelpe de ansatte i fremtidige anskaffelsessaker.

I eposten skriver kommunikasjonssjefen:

«Oslo Havn KF tar Kommunerevisjonens notat til etterretning. Saken ligger flere år tilbake i tid, og ingen av dem som var involvert i anskaffelsen jobber i Oslo Havn KF lenger. Oslo Havn KF endret i 2017 anskaffelsesrutinene, ved at digitalt konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) ble implementert. KGV er et verktøy som sikrer at innkjøpere i offentlig sektor gjør innkjøp raskt, effektivt, elektronisk og i henhold til enhver tid gjeldende regelverk».