E-POST-TERROR: Får du varsel hver gang det kommer en ny e-post i innboksen din? Da er det ikke rart du mister konsentrasjonen på jobben. Foto: OLE PETTER BAUGERØD STOKKE / DINSIDE.NO
E-POST-TERROR: Får du varsel hver gang det kommer en ny e-post i innboksen din? Da er det ikke rart du mister konsentrasjonen på jobben. Foto: OLE PETTER BAUGERØD STOKKE / DINSIDE.NOVis mer

- Den tar knekken på konsentrasjonen din

Slik får du mer ut av arbeidsdagen.

DinSide.no: Støy, avbrytelser og aktivitet rundt deg på arbeidsplassen kan være en utfordring for konsentrasjonen. Særlig i åpne kontorlandskap. Det er nok ikke uten grunn at mange foretrekker å tilbringe noe av uka på hjemmekontor.

Men er det egentlig kolleger som står for de største forstyrrelsene på jobben?

Bjørn Hopland i SmartEndring mener mange av oss står for de største avbrytelsene selv. E-post, varsling på telefonen og varsling om meldingersosiale medier framheves som verstinger.

Tar knekken på konsentrasjonen DinSide skrev nylig at 18-25 minutter er grensen for hvor lenge du klarer å jobbe høykonsentrert. Skal du jobbe konsentrert, fordrer det imidlertid at du ikke blir utsatt for diverse avbrytelser underveis.

Varsel om e-post er en typisk distraksjon som tar knekken på konsentrasjonen.

- Har oppmerksomheten din først blitt ledet til den innkomne e-posten, blir konsentrasjonen din satt på prøve. Mange lar seg friste til å gå inn i e-posten framfor å fortsette konsentrasjonsarbeidet, sier Hopland.

Hopland hevder videre at nettopp e-post er blant de største stressfaktorene for mange arbeidstakere.

OUTLOOK: Fjern tidstyveriet ved å gjøre noen smarte innstillinger, se artikkelteksten for detaljer for deg som bruker Outlook. Skjermdump: DINSIDE.NO
OUTLOOK: Fjern tidstyveriet ved å gjøre noen smarte innstillinger, se artikkelteksten for detaljer for deg som bruker Outlook. Skjermdump: DINSIDE.NO Vis mer

Det første og enkleste rådet han gir, er å skru av funksjonen som varsler deg hver gang det kommer en ny e-post i innboksen. Sannsynligheten er stor for at du er innom innboksen ganske hyppig uansett.

Bruker du Outlook, gjør du dette ved å trykke på fil, alternativer, og e-post. Her fjerner du avhuking for vis et skrivebordvarsel under menypunktet meldingsankomst.

Denne engangsjobben vil spare deg for mange avbrytelser i framtida.

Mangedobbelt arbeid Et annet problem med e-posten er hvor lite effektive vi er i måten vi håndterer innboksen på. Hopland mener at mange skummer gjennom innboksen for å vurdere hva de skal gjøre med e-posten på et seinere tidspunkt.

Dette gjør vi mange ganger, noe som resulterer i at vi leser de samme overskriftene flerfoldige ganger, og i praksis gjør mangedobbelt arbeid.

Hopland gir noen konkrete råd til hvordan du bør jobbe med innkomne mail, en metode som også er i tråd med HR-Norges blogginnlegg om å ta kontroll på e-posten.

Beste praksis for e-postbehandling er å ikke gå videre til neste e-post i innboksen før du har bestemt deg for når du vil behandle den du leser nå.

Det er bare fire ting du kan gjøre med en e-post, ofte omtalt som de fire D-er på engelsk: • Gjør nå (Do now) • Deleger (Delegate) • Slett (Delete) • Gjør seinere (Do later)
Hopland råder deg til å gjøre om innkommende forespørsler, som du ikke umiddelbart kan behandle, til en oppgave i Outlook. Høyreklikk på flaggfeltet i e-posten og velg når du har planlagt å behandle innholdet i e-posten. På denne måten har du behandlet e-posten, samtidig som du beholder kontrollen på oppgaven.

TA KONTROLL: Bjørn Hopland har tidligere vært HR-ansvarlig for Microsoft i Europa. Nå trener han ledere, team og kunnskapsarbeidere til å få mer ut av arbeidsverktøyene på jobb. Belønningen er mer kontroll og ro i sjela.  Foto: MICROSOFT
TA KONTROLL: Bjørn Hopland har tidligere vært HR-ansvarlig for Microsoft i Europa. Nå trener han ledere, team og kunnskapsarbeidere til å få mer ut av arbeidsverktøyene på jobb. Belønningen er mer kontroll og ro i sjela. Foto: MICROSOFT Vis mer

Bruker du Gmail, kan du få smarte tips her.

Ikke la deg lure av kalenderen Når vi skal vurdere hvor opptatt vi er den neste uka, er det nok mange av oss som ser på hvor åpen eller full kalenderen vår er. En uke med få møter og avtaler kan vi lett oppfatte som en uke med god kapasitet.

Dermed sier vi kanskje ja til ekstra oppgaver, selv om vi realiteten har (for) mye jobb som skal gjøres den neste uka.

- For å ha kontroll på hvor stor arbeidsbelastning man i realiteten har de kommende ukene, er det viktig at kalenderen viser en kombinasjon av avtaler og gjøremål, sier Hopland.

Se bildet for eksempel på hvordan du kan organisere kalenderen, slik at total arbeidsbelastning kommer fram.

Sett av tid med deg selv Trenger du å sette av tid til å gjennomføre oppgavene, kan du enkelt trekke oppgaven opp i kalenderen og sette av så mye tid du ønsker.

- Det er lurt å begrense seg litt her og gjøre dette bare for de viktigste oppgavene som krever litt mer tid. Mindre oppgaver er ofte bedre å beholde i oppgavelisten og ta innimellom møter og større oppgaver, råder Hopland.

Booker du tid med deg selv i kalenderen, er det viktig å være konkret i beskrivelsen du legger på aktiviteten. Ifølge Hopland er det lite trolig at «egentid» vil bli respektert av kolleger eller ledere som skal kalle inn til et møte. «Skrive blogginnlegg» eller «forberede presentasjon» er bedre i så måte.

Les også:
Google-søket som koster deg jobben

Disse fikk #drømmejobben i sosiale medier
En bedre og penere Android-kalender

Saken ble opprinnelig publisert på DinSide. Les her.

LEDIG? En åpen kalender betyr slett ikke at du er arbeidsledig. Tenk på det før du sier ja til en ny oppgave. Foto: BJØRN HOPLAND / SMARTENDRING
LEDIG? En åpen kalender betyr slett ikke at du er arbeidsledig. Tenk på det før du sier ja til en ny oppgave. Foto: BJØRN HOPLAND / SMARTENDRING Vis mer